Как мы выбирали "большую" систему. Бюджет

Итак, первичный анализ проведен и нужно сравнить системы "на цифрах". Для этого потребуется анализ стоимости и сроков внедрения системы, который чаще всего называют бюджетом.

Фактически нужно выделить ключевые позиции:

Железо (техника, сети) Софт (лицензии на софт, на т.н. софт 3-х компаний, на доработку системы, и на ее сопровождение в текущем году) Коммуникации Персонал А потом это все расcчитать в двух разрезах - разово и ежегодно (некоторые любят это все суммировать лет на 5 вперед и получать общие затраты на систему в динамике). Далее из ежегодной суммы определить примерный ежемесячный платеж (если планируется внедрение в нескольких организациях, то сколько в среднем ежемесячно должна платить каждая из них). Но это все теория - на практике это сводится к тому, что для расчет бюджета нужно четко себе представлять ИТ инфраструктуру будущего решения (например, будет ли у вас один или несколько data centers, как будет осуществляться связь между ними, резервные каналы связи, будете ли закупаться новая техника или будет вестись работа на оборудовании взятом в аренду и т.д.). Кроме ИТ инфраструктуры - надо "выбить" из отдела планирования бизнес-план на несколько лет вперед. На этой базе уже можно определиться с количеством пользователей, точек где будет установлена система, примерным объемом операций, размером баз данных и т.д. Зная инфраструктуру, и количество пользователей, офисов, data centers и свои бизнес процессы - со всеми этими данными идете к будущим поставщикам (желательно к самым дорогим) и получаете от них примерный прогноз стоимости решения, возможный план внедрения системы и примерные аппаратные и сетевые требования (стоимость лицензий, доработки и ежегодного сопровождения софта, минимальная полоса для филиала и т.д.). Далее работаете с ISP и провайдерами сетевых услуг и получаете от них примерную стоимость их решения. Нужно резервирование каналов связи, доступ к системе через GPRS и т.д. (в общем все от UPS до спутниковых резервных каналов связи, в зависимости от аппетитов). Следующий на очереди - ITшники, получаете от них требования по персоналу, который потребуется для обслуживания новой системы. Следующий этап - на базе предварительного плана внедрения системы формируете собственную постоянную команду внедрения, которая совместно с поставщиками будет заниматься внедрением новой системы (по-минимум: Project Manager, спонсор - кто будет выбивать с руководства деньги на этот проект и рассказывать "наверху", как все хорошо продвигается, Operational Manager - один или несколько людей знающих на практике бизнес процессы, способные и уполномоченные давать корректные ответы на вопросы, "а как это должно работать", Trainer - те, кто будут готовить документацию, учить людей и т.д., иногда полезно иметь Technical Project Manager - этот человек является связующим звеном всей команды, через него проходят вся переписка, он в курсе всех событий, он же ведет внутреннюю проектную документацию, Consultants - консультанты, их обычно несколько: IT, по каким-то специфичным, но важным вопросам и т.д.). Если внедрение будет в нескольких компаниях (или странах) - для каждой из компаний/стран - формируете отдельную дополнительную команду, куда войдут как люди знающие специфику предметной области в каждой из стран, так и люди будущие тестировать, проверять, обучать новой системе. Поскольку мы говорим о внедрении "большой" системы, то оно не будет мгновенным, следовательно нам потребуется еще одна команда для сопровождения системы (она в любом случае понадобится, если речь идет о внедрении в нескольких компаниях или странах). Далее с данными трех команд (поддержки, постоянная команда внедрения и разовая команда внедрения) идете к HR и с их помощью рассчитываете затраты на персонал. Следующий этап - коммуникационные затраты (поездки, перелеты, суточные и пр) для собственных "внедренцев" и "внедренцев" со стороны заказчика. Далее все это суммируете, ужасаетесь цифрам, разделяете на разовые и периодические затраты (умножаете на число Pi - 3,14159...) и с этими цифрами идете к руководству. Если Вас сразу не уволят, у вас появится поле для маневра и урезание бюджета ;). Если, не дай Бог Вы спонсор, сразу считайте ROI новой системы, готовьте умные фразы, про TCO и прочую чушь, которую так любят там, наверху ;) Да, самое главное, правильно составьте план внедрения системы (не забывая про накладки, отпуска, выходные, время на путешествия, доработку, тестирование системы, перенос данных, доработку ПО и пр.)

Как мы выбирали "большую" систему. Первичный анализ

Довелось мне участвовать в проекте выбора "большой" финансовой системы для нескольких десятков компаний, которые располагались на трех континентах. Проект был интересным и во многом поучительным, но самое главное после него осталась четкий алгоритм, как нужно подходить к подобного рода задачам.

Первое:
Бюджет выбора системы. Бюджет для меня это деньги, люди и сроки. Т.е. если перед вами руководство поставило задачу выбрать за три недели новую финансовую системы для 5 компаний и при этом подразумевается, что бюджета на это нет (т.е. один человек, три недели и 0€), то о качественном анализе можно просто забыть. Можно попробовать собрать общедоступную информацию и на ее базе угадать, подходит вам эта система или нет.

Второе:
Функционал системы. Если есть описанные бизнес процессы, базируйтесь на них (у нас на подготовку описания бизнес процессов ушло около одного человеко-года).

Третье:
Команда выбора система. Создайте команду по выбору системы. В нее включите представителей из разных компаний и разных подразделений (от ITшников, до руководителей компаний). Пусть эта команда составит список вопросов для всех участников (т.н. RFP, у нас он состоял из примерно 500 вопросов).

Четвертое:
Тендер. Разошлите этот RFP всем участникам в вашем списке вместе с формальным приглашение на участие в тендере и дайте им срок две-четыре недели на подготовку ответа.

Пятое:
Анализ ответов. Проанализируйте ответы (на это потребуется около 2-х недель) и выберите 2-3 продукта, которые вам наиболее подходят.

Вот тогда у вас уже будет вполне нормальный первичный анализ продуктов.
Дальше вам нужны будут презентации, посещения клиентов компании ваших профилей и т.д.

Top N IT business books that I’ve read

• The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering by Frederick P. Brooks
  
• Hackers and Painters: Big Ideas from the Computer Age by Paul Graham
• Eric Sink on the Business of Software (Expert's Voice) by Eric Sink
• The Best Software Writing I: Selected and Introduced by Joel Spolsky
• Joel on Software: And on Diverse and Occasionally Related Matters That Will Prove of Interest to Software Developers, Designers, and Managers, and to Those Who, Whether by Good Fortune or Ill Luck, Work with Them in Some Capacity by Joel Spolsky

Software engineering radio

Всем, кому хочется послушать интересные podcast-ы на тему профессиональной разработки софта могу порекомендовать Software engineering radio от Markus Volter. Они на английском (зачастую на немецком английском), но темы и собеседники позволяют не обращать на это внимания :-)

Офисные страдания или почему юридическому лицу в нашей стране нельзя легально арендовать офис

В определенный момент жизни перед компанией встает вопрос аренды нового офисного помещения (старый договор аренды закончился и его не хотят продлевать, помещение продается и т.д.). Казалось бы, чего проще – плати рыночную стоимость и снимай себе на здоровье. Но на практике все оказывается не так безоблачно:

1. Первое, что приходит в голову – обратится в офисные центры и арендовать там свои 20, 40, 60 или 80 квадратов. Такой вариант готовит нам следующие «сюрпризы»: завышенная арендная плата (иногда в два раза и более по сравнению со среднерыночной ценой аренды квадратного метра), отсутствие возможности арендовать офисы малых размеров (зачастую речь идет о площадях от 150-200 кв.м.). Таким образом, это один из наиболее дорогостоящих вариантов аренды офиса. Если сравнить стоимость квадратного метра такого офисного помещения и обычной квартиры, то цена офисного квадрата превысит квартирный квадрат примерно в два раза. Варианты оплаты: официальное оформление договора аренды и оплата по безналичному расчету или «черный нал».

2. Квартира под офис – офис будет выглядеть не так солидно как в варианте 1., но «потерпеть» можно, особенно если бюджет ограничен. Как показывает практика, снять квартиру под офис официально без нарушения законодательства достаточно сложно:

a. Квартиру лучше снимать у частных предпринимателей (далее СПД), иначе нужно оплачивать подоходный налог (15%), причем уплачивать его должен арендатор.

b. Договор аренды лучше заверять нотариально (для СПД это не обязательно при сроке аренды офиса до 3-х лет, для физ.лиц – обязательно). Для нотариального заверения потребуется: далее следует большой список документов, в котором присутствуют, в том числе, документ на право собственности и справка-характеристика из БТИ. Мой опыт показывает, что именно эти два документа являются show stopper-ами большинства сделок:

i. Справка-характеристика из БТИ – долго, дорого и не возможно (например, если в квартире была произведена несанкционированная перепланировка, то это требует многомесячного хождения по инстанциям или стоит денег, превышающих сумму аренды).

ii. Правоустанавливающие документы – зачастую это свидетельство о праве собственности, НО: не у всех арендодателей такой документ есть, не у всех он оформлен на них, некоторые состоят в браке и хоть документ оформлен на них являются хозяевами только половины собственности (в этом варианте появляется новая «кипа» документов: свидетельство о браке, документ о том, что супруг(а) не против сдачи квартиры в аренду и т.д.)

iii. Свидетельство плательщика единого налога с правом сдачи собственной недвижимости в аренду. Часто или нет этого вида деятельности, или адрес в свидетельстве не соответствует адресу квартиры, или не совпадает жилой фонд (например, квартира в жилом фонде, а право сдачи в аренду нежилых помещений или наоборот).

c. Квартира должна быть в нежилом фонде – как говорят большинство юристов, квартира должна находиться в нежилом фонде. Как всегда бывает с юристами, у них на двоих есть три мнения, но в одном они сходятся однозначно: если квартира находится в нежилом фонде, то доказать недействительность договора аренды сложнее, чем если она находится в жилом фонде (сознательно пишу сложнее, так как не сомневаюсь, что юристы смогут доказать многое :-). Юристов поддерживают бухгалтера, в случае если к примеру, через год будет доказано, что договор аренды был не действителен, вам это грозит крупными штрафами. С большой долей вероятности, суммы штрафом будут превышать стоимость аренды.

d. Оплата коммунальных услуг, газ, вода, свет, телефон и Интернет – не хочется повторяться, но оплачивать эту услуги по безналичному расчету, если они были оформлены на арендодателя, не получится. Так что, включайте эти затраты неявно в свою арендную плату.

Теперь рассмотрим варианты, а что будет если:

1. Вы сняли в аренду квартиру в жилом фонде и при проверке доказано, что арендодатель не имел права ее сдавать – крупные штрафы и масса проблем с налоговой.

2. Вы сняли в аренду квартиру и было доказано, что арендатор не имел права ее сдавать – крупные штрафы и масса проблем с налоговой.

3. Вы сняли в аренду квартиру у СПД, но оказалось, что он не имел право ее сдавать как СПД (например, этот вид деятельности не был указан в его свидетельстве СПД) – обвинение в уклонении от уплаты налогов (подоходного, так как договор был заключен с физическим лицом), крупные штрафы и масса проблем с налоговой).

Тенденцию, я думаю, вы уловили, в случае проблем с договором аренды, пострадаете в первую очередь Вы – арендатор.

Как обезопасить себя от будущих проблем при проверке налоговой:

1. Оформлять договор аренды нотариально (это дополнительная проверка юристами, которая увеличит ваши шансы на корректное оформление договора аренды). Кроме того, нотариусы проверяют отсутствие арестов и т.д. на данную квартиру.

2. До момента начала нотариального оформления договора, самостоятельно просматривать документы арендодателя (если документа о праве собственности нет, или он не зарегистрирован в БТИ, или на нем нет печатей, или ФИО в нем и в свидетельстве регистрации СПД разные (исключаем вариант муж-жена), то дальше процесс аренды этой квартиры можно не продолжать).

3. Консультироваться у юристов и бухгалтеров по всем не понятным вопросам (причем лучше, чтобы и юристов и бухгалтеров было несколько).

Подведем неутешительные итоги – официально арендовать небольшой офис в нашей стране сложно, а зачастую и просто не возможно.

Кто виноват?

Не знаю, но точно не мы с вами.

Что делать?

Не сдаваться, вариант со снятием офиса за наличный расчет никто не отменял, хотя это не легальный вариант аренды офиса.

Что делать тому, кто виноват?

Исправляться и исправлять эти №;%:?*( законы, которые не позволяют нормально развиваться малому бизнесу.

Документы и ссылки по теме:

• Постановление Кабинета министров Украины №1029 от 31 августа 1996 года "Об усовершенствовании порядка сдачи в аренду жилых помещений"
• Постановление №659 от 11 мая 1998 года, которым Кабмин отменил свое прежнее решение №1029
• Письмо ГНАУ №9516 от 19.11.2004
• Кое-что в данном документе взято с http://www.teren.kiev.ua/articles/articles_21.html