Getting Things Done Light in Gmail

Недавно в GMail labs появилась поддержка, так называемых "Multiple inboxes". Для меня эта возможность совместно с "Superstars" позволила автоматизировать подход с к использованию GMail-a для GTD (getting things done).

Давайте начнем по порядку - что такое GTD. Для тех, кто желает ознакомится с предметом подробно отправляем их к автору и его книге. Для остальных это подход повысить свою продуктивность (в первую очередь для людей, которые занимаются одновременно несколькими деcятками дел). Зачем и кому это все нужно? Тем кто получает много писем :). Ради примера проанализировал свою почту на GMail-e за последнюю неделю - всего получил (без учета SPAM-а) и отправил 120 писем . На каждое из писем нужно как-то реагировать: удалить, переслать, ответить, что-то сделать, ожидать ответ, запланировать на будущее и т.д. Для упрощения этого процесса, как частного случая повышения эффективности работы, и может служить подход GTD. Да, я знаю, что GTD не имеет прямого отношения к GMail-у в частности, и к e-mail-у в целом. Здесь есть 2-а но: в нашей компании процесс построен так, что e-mail является одним из основных средств коммуникации и все задачи так или иначе отображаются в почтовом ящике, а если нужно совершить "нечто" не ассоциированное с e-mail-ом (что уже само по себе редкость), то никто не запрещает создать в GMail-е черновик (draft) письма, описать в нем задачу и использовать для него тот же подход.

В принципе, существует как минимум один plugin к Firefox-у, который позволяет автоматизирировать GTD в каноническом виде, как описано в книге. Но наверное, я слишком ленивый и привык по-старинке помечать письма флажками еще в Microsoft Outlook-e.

Итак, ближе к делу. Активируем "Superstars" и выбираем для себя "звездочки" и их legends (что каждая из них означает и для каких целей Вы будете их использовать).

Я использую следующий набор "звездочек":
У каждой "звездочки" есть название по которому можно найти все письма ею помеченные.
Слева напаво названия звездочек и мой legend для них (в скобках): yellow-star (требует внимания в будущем), red-star (требует действия с моей стороны), blue-star (ожидается ответаная реакция), red-bang (требует немедленной реакции).

Все мои письма деляются на два класса - рассылки и лично-рабочие. Рассылки особого интереса не представляют, за исключением, пожалуй, писем из issue tracking system, но это отдельный разговор.

Детальное описание "звездочек":

• red-bang (требует немедленной реакции) - помечаются т.н. show stopper-ы (т.е. письма на которые нужно реагировать немедленно по возможности отложив все остальные дела). Количество таких писем у меня не превышало 3 (обычно 0).
• red-star (требует действия с моей стороны) - помечаются письма требующие действия в штатном режиме на сегодня-завтра. Количество таких писем не превышает 10 (обычно 3-5). Я, зачастую, работаю над несколькими проектами в один день и это собственно мой план работы.
• blue-star (действие выполнено, ожидается ответаная реакция). Выполнив какое-либо действие (red-bang или red-star) или задав уточняющий вопрос, Вы ожидаете ответа другой стороны (заказчика, коллеги, друга). Иногда ответ затягивается и хочется понимать "на чьей стороне в данный момент находится мяч". Также служит неплохим подспорьем для follow up (напоминаний на тему).
  
• yellow-star (требует внимание) - помечаются все остальные письма, которые требуют Вашего внимания в будущем (т.е. те, которые не подпадают под предыдущие категории).

Итак как это работает:

1. Рабочий день начинается с прочтения новой почты. Если письмо требует вашей реакции в будущем - yellow-star, имеет отношение к текущим проектам - red-star, требует мгновенной реакции - red-bang. На этом же этапе, если требуется, пишутся ответы на письма red-bang и red-star (вопросы, пояснения и пр.). Если вы ожидаете ответ на Ваше письмо - помечаете ответ как blue-star. Ни то ни другой ни третье - mark as unread, delete или archive.
   
2. Следующий этап - follow up: проверка ответов на blue-star. Ответ получен - blue-star снимается, при этом оригинальное письмо может изменить свою классификацию. Пример, получили письмо от заказчика - поломался основной сервер на котором работает Ваша система (red-bang - show stopper), уточнили не устанавливали ли что-то новое и не пробовали ли перезапускать его (blue-star), ответ перезапустили - все ОК (сняли blue-star, red-bang, переписку в архив).
   
3. Есть red-bang - за работу.
4. Есть red-star - за работу.
5. Нет ни тех ни других - проверяем новую почту и переходим на 1., нет новой почты - проверяем yellow-star. Выбираем следующий проект над которым будем работать и помечаем соответствующие письма red-star, переходим к 4. Почему письма, а не письмо? В идеале ваша переписка должна быть одним thread-ом (как это сказать по-русски :)?, цепочкой писем), но иногда, например, при переписке с пользователями Lotus Notes, GMail разрывает thread-ы. Получается у вас в GMail-е переписка выглядит как набор пар письмо-ответ. Для того чтобы с ними было проще работать я использую еще и labels (метки?). Иногда к проекту относится несколько переписок с разными людьми в разные периоды времени и т.д.

Я пока не сказал, как искать письма помеченные звездочками. Делается это очень просто - в строке поиска пишется has:название-звездочки. Например, has:red-star или has:red-bang.

Звездочки удобно задавать/убирать с клавиатуры с помощью механизма hot-keys. Последовательное нажатие клавиши "s" - задает письму звездочки в порядке их следования в списке "In use".

Что позволяет сделать "Multiple inboxes"? Он позволяет вывести на первом экране GMail-a письма помеченные звездочками по приоритетам. У меня это выглядит следующим образом: 4 панели со следующими критериями поиска has:red-bang, has:red-star, has:blue-star, has:yellow-star.

Результат будет примерно таким же как на картинке Google-a:

Такой подход приводит к тому, что в любой момент времени заходя в GMail Вы знаете над чем нужно работать дальше и минимизурется время, которое тратится на переключение между задачами.

Почему мне не нравится подход с использование plugin-ов к Firefox-у для автоматизации GTD? Причин две - потенциальные сложности с обновлением Firefox-а и потенциальные проблемы при обновлении GMail-a с одной стороны и лень и нежелание менять то, что и так работает с другой (я не очень верю, что потери времени потраченные на настройку и импорт существующих данных в новый механизм GTD существенно увеличат мою продуктивность).